Em qualquer tipo de relacionamento, seja trabalhista, judicial, familiar ente outras, é fundamental que ambas as partes possuam uma comunicação adequada. Dependendo da forma como são ditas ou escritas as palavras pode ocorrer erro de entendimento, portanto faz-se necessário adaptar cada assunto direcionado ao receptor de maneira clara e correta.
Com a evolução da internet, das inovações tecnológicas e os meios de informação em massa, muitas pessoas resolveram resumir as palavras para acelerar a comunicação, principalmente na troca de mensagens dos sites de relacionamentos, salas de bate-papo e em inúmeras páginas online disponíveis.
No entanto é imprescindível saber utilizar uma linguagem culta para enviar e-mails importantes. Todavia, quando se faz necessário encaminhar assuntos para alguém ou para alguma repartição de alto escalão, por exemplo, para o chefe de trabalho ou órgão público, é fundamental escrever formalmente, algo que demonstra educação, respeito e principalmente bom senso.
O tipo de assunto também influencia no momento de escrever um e-mail formal, dependendo desse detalhe, a mensagem pode ser mais curta e direta. Logicamente que existem diferentes casos que irão agregar outras informações complementares e etc. Porém a forma básica de e-mail formal pode ser realizada da seguinte maneira:
- Especifique no campo “assunto” qual será a informação tratada no e-mail, assim o destinatário irá antecipar-se sobre o que se trata a mensagem, se for deixada em branco, pode correr o risco de não ser lido. Inicie o e-mail inserindo local, data e horário.
- De forma educada deseje bom dia, se o horário permitir, mas não é regra, assim como utilizar o termo “prezado senhor nome e sobrenome”, somente se utiliza se o cargo da pessoa exigir, tornando-se fundamental utilizá-lo. Outros pronomes de tratamentos devem ser observados de acordo com a competência de cada destinatário.
- Escreva o corpo do e-mail utilizando o português correto, mas sem abusar do uso de palavras extremamente complicadas, isso pode constranger e confundir o leitor. Tenha consciência de que o assunto deve abordar e corresponder as principais questões – o quê, quem, quando, como, onde e por quê. Nunca escreva qualquer palavra em caixa alta, pois isso indica que está sendo indelicado, a impressão é de que se estivesse em uma conversa pessoalmente, estaria na verdade gritando com a pessoa.
- Se houver documentos para anexar ao e-mail, deixe explícito essa incorporação, do contrário pode passar despercebido. Quando sentir dificuldades quanto a certas palavras, uma dica é utilizar o corretor ortográfico, auxilia na hora de elaborar textos. Assim não corre o risco de escrever palavras erradas, o que seria uma gafe enorme. O lao estético do e-mail também é importante, sendo assim utilize sempre letras pretas com corpo tamanho 14, o fundo da página deve ser branco sem cores e ícones.
- Ao fim da mensagem, utilize os termos formais de encerramento como “cordialmente” “atenciosamente”, nada de abreviatura. Por fim assine com nome completo e adicione informações de contato, como cargo, empresa, telefone, isso tudo se for adequado a situação. Antes de enviar ao destinatário, releia todo o e-mail, verifique o endereço para quem está enviando e confira todas as informações. Alguns minutos examinando a mensagem garante o sucesso de envio, sem qualquer tipo de erro.